Vous payez 14 abonnements. Vos équipes en utilisent 5.
L'empilement d'outils se fait par ajouts défendables un par un. Le total ne l'est plus, et personne n'a la liste complète.
Chaque outil a été choisi pour de bonnes raisons, par une personne compétente, à un moment donné. Aucune de ces décisions n’est critiquable isolément.
Le résultat l’est. Un inventaire honnête surprend systématiquement, y compris ceux qui pensaient connaître la liste.
Faire l’inventaire, pour de vrai
Trois sources, à croiser, parce qu’aucune n’est complète :
- les relevés bancaires et notes de frais — beaucoup d’abonnements sont payés par carte de service, hors du circuit achats ;
- la liste des domaines contactés depuis le réseau de l’entreprise ;
- une question directe aux équipes : quels outils utilisez-vous chaque semaine ?
L’écart entre la troisième liste et les deux premières est l’information recherchée. Il est rarement inférieur au tiers.
Le coût qui ne figure pas sur la facture
L’abonnement est visible. Le reste ne l’est pas :
La donnée éclatée. La même information client vit dans quatre outils, sous quatre formes divergentes. Personne ne sait laquelle fait foi, et chaque décision prise sur la mauvaise coûte quelque chose.
Le temps de navigation. Chercher dans quel outil se trouve une information, se reconnecter, retrouver le bon filtre. Ce temps ne se facture pas, il se subit.
Les comptes des partants. Chaque outil a sa propre liste d’utilisateurs. Un départ laisse des accès actifs dans ceux que personne n’a en tête — et des licences facturées pour des gens qui ne travaillent plus là.
La réversibilité nulle. Quatorze fournisseurs, quatorze conditions de sortie, dont personne n’a lu douze.
Le critère de tri
Pour chaque outil, deux questions : combien de personnes l’ouvrent au moins une fois par semaine, et quelle donnée unique détient-il ?
Un outil ouvert par deux personnes et ne détenant rien d’unique est un candidat immédiat. Un outil ouvert par trois personnes mais détenant l’historique client est un sujet de migration, pas de suppression.
Ce qui remplace un empilement
Rarement un outil unique — le grand progiciel qui fait tout est une autre façon de perdre. Plus souvent : moins d’outils, une identité unique pour y entrer, et un point d’entrée qui rend le reste trouvable.
L’objectif n’est pas de réduire une facture. Il est de savoir, à tout moment, où se trouve une information et qui peut y accéder.