Fédérer six outils dans un portail : par où commencer

Le point de départ est presque toujours le même. Six outils, chacun légitime, chacun choisi par un service différent à une époque différente. Trois identifiants distincts. Une information qui existe quelque part sans que personne ne sache où.

La réaction naturelle consiste à vouloir tout remplacer par un outil unique. C’est le plan qui échoue le plus souvent, pour une raison qui n’est pas technique : chaque outil a un propriétaire, et le remplacement transforme un projet en arbitrage politique.

Fédérer plutôt que remplacer

Un portail n’a pas besoin de posséder les données pour être utile. Il a besoin d’être le point d’entrée vers elles.

Trois couches suffisent, et elles se livrent dans cet ordre :

1. Une identité unique. L’utilisateur s’authentifie une fois. Les outils qui savent déléguer leur authentification cessent de demander un mot de passe. Ce seul chantier produit le gain d’usage le plus visible, avant toute autre amélioration.
2. Une recherche transverse. Le portail indexe ce que les outils exposent, et renvoie vers eux. La recherche devient globale sans qu’aucune donnée ne change de propriétaire.
3. Une page d’accueil qui agrège. Ce qui a changé, ce qui attend une action, ce qui arrive. Le portail n’affiche que des renvois vers les outils d’origine.

Aucune de ces trois couches ne retire quoi que ce soit à un propriétaire d’outil. C’est ce qui rend le projet réalisable.

Commencer par la recherche, et par les journaux

La tentation est de commencer par la page d’accueil, parce qu’elle se montre. Commencer par la recherche donne un résultat plus rapide, parce qu’elle répond à une frustration quotidienne.

Pour savoir quoi indexer en premier, l’information existe déjà : les journaux des outils existants, qui disent ce qui est réellement consulté. Le classement obtenu diffère systématiquement de celui qu’un comité aurait produit.

Ce qui bloque en pratique

Les outils qui n’exposent rien. Certains progiciels n’offrent ni API ni export exploitable. Deux options : une extraction périodique en base, ou l’acceptation d’un simple renvoi sans indexation du contenu. La seconde est moins bonne et coûte dix fois moins cher.

Les droits contradictoires. Un document visible dans un outil et non dans un autre. Le portail doit refléter les droits d’origine, jamais les redéfinir : dès qu’il devient la source de vérité des autorisations, il faut le maintenir en cohérence avec six systèmes, et la divergence est une question de mois.

Les doublons. La même procédure existe en trois versions dans trois outils. La recherche les révèle toutes, ce qui est perçu comme un défaut du portail alors qu’il ne fait que rendre visible un problème antérieur. Prévoir le temps d’arbitrage.

Le remplacement, éventuellement, ensuite

Une fois le portail en place, la question du remplacement se pose différemment. Les usages réels sont mesurés : certains outils s’avèrent utilisés par trois personnes, d’autres bien plus que prévu.

La décision se prend alors sur des données plutôt que sur des positions. Et le remplacement d’un outil peu utilisé ne mobilise plus personne, parce que son remplacement ne change rien pour la majorité.