Un fichier Excel fait tourner votre entreprise. Son auteur part en juin.
Chaque organisation abrite un fichier devenu critique sans que personne ne l'ait décidé. Il n'est ni sauvegardé, ni documenté, ni remplaçable rapidement.
Il a commencé comme un suivi personnel. Il compte aujourd’hui douze onglets, des macros écrites par quelqu’un qui n’est plus là, et il détermine des décisions que personne ne remet en cause.
Il n’apparaît dans aucun schéma du système d’information.
Pourquoi ces fichiers existent
Pas par négligence : parce qu’ils ont résolu un problème réel, vite, sans demander de budget ni attendre six mois. Ce sont des succès d’adaptation.
Le problème n’est pas leur existence. C’est qu’ils franchissent, sans que personne ne le remarque, le seuil au-delà duquel leur disparition arrête une activité.
Les quatre risques concrets
La personne unique. Une seule sait pourquoi la colonne M est calculée ainsi. Son départ ou son absence prolongée transforme le fichier en boîte noire que personne n’ose modifier.
L’absence de sauvegarde réelle. Un fichier sur un poste local, ou dans un espace partagé sans versionnement, se perd sur une manipulation. La version « finale_v3_OK » est une pratique de sauvegarde, pas un dispositif.
L’absence de contrôle. Une formule modifiée par erreur ne déclenche aucune alerte. L’erreur se propage dans les décisions pendant des mois avant d’être remarquée — si elle l’est.
Les données personnelles hors cadre. Un tableur listant des salariés ou des clients, copié sur trois postes et envoyé en pièce jointe, est un traitement de données personnelles sans registre, sans durée de conservation et sans contrôle d’accès.
Le recensement, en une réunion
Une question à chaque équipe : quel fichier utilisez-vous chaque semaine, dont la disparition vous bloquerait ?
Les réponses arrivent vite, parce que chacun connaît le sien. Le résultat est généralement une liste de cinq à quinze fichiers, dont deux ou trois réellement critiques.
L’ordre de traitement
Tous ne méritent pas d’être remplacés par une application. Le tri se fait sur deux axes : combien de personnes en dépendent, et que se passe-t-il s’il disparaît demain.
Trois niveaux de réponse, du moins cher au plus cher :
- Sécuriser sur place — espace partagé versionné, sauvegarde, un second détenteur de la connaissance, la logique de calcul écrite en français. Une journée de travail, et l’essentiel du risque disparaît.
- Encadrer — verrouiller les formules, séparer saisie et calcul, ajouter des contrôles de cohérence.
- Remplacer par un outil, uniquement pour les fichiers manipulés par plusieurs personnes simultanément, ou porteurs de données personnelles.
Vouloir tout remplacer d’emblée est le meilleur moyen de ne rien faire. Sécuriser le fichier le plus critique cette semaine vaut mieux qu’un projet d’outil métier qui démarrera l’an prochain.