L'annuaire est le socle que personne ne budgète

Six applications, six listes de salariés. Chacune contient un nom, un service, un manager, une adresse électronique. Aucune ne s’accorde avec les autres.

Le problème passe pour un détail administratif. Il conditionne tout le reste.

Ce que la divergence coûte

Un salarié change de service. La mise à jour se fait dans trois applications sur six, dans un ordre aléatoire, sur plusieurs semaines. Pendant ce temps, les droits sont incohérents, les demandes partent au mauvais manager, et l’organigramme affiché est faux.

Un salarié part. Son compte est désactivé là où quelqu’un y a pensé.

Aucune de ces situations n’est un incident. C’est l’état normal d’une organisation sans source de vérité.

Une source, des consommateurs

Le principe tient en une phrase : une seule application détient l’information, les autres la lisent. Généralement le système de gestion des ressources humaines, parce que c’est là que l’arrivée et le départ sont enregistrés en premier.

L’annuaire technique se synchronise depuis cette source, et les applications lisent l’annuaire. Un changement se propage alors sans intervention manuelle.

Le point délicat est de désigner la source pour chaque champ. Le service et le manager viennent des ressources humaines ; le numéro de poste vient souvent des services généraux. Un champ sans source désignée redevient divergent en quelques mois.

Le cycle de vie, plus important que les données

Trois moments à traiter explicitement :

L’arrivée. Le compte existe-t-il avant le premier jour ? Une arrivée passée à attendre ses accès est un coût direct.

Le changement. Une mutation retire-t-elle les anciens droits, ou les ajoute-t-elle aux nouveaux ? L’accumulation par ajout produit, en quelques années, des personnes ayant accès à tout.

Le départ. La désactivation est-elle immédiate et unique ? C’est le test qui révèle si l’annuaire est réellement la source, ou une copie parmi d’autres.

Ce qu’il ne faut pas y mettre

L’annuaire porte l’identité et le rattachement. Il ne porte pas la règle métier.

Créer des groupes du type PORTAIL_COMPTA_LECTURE_SAUF_ALTERNANTS déplace la logique applicative dans un outil qui n’est pas fait pour, et que personne ne sait plus relire deux ans après.

Le bénéfice visible

Un annuaire à jour permet une recherche de personne qui fonctionne — « qui s’occupe des marchés publics ? » — et c’est souvent la fonctionnalité la plus utilisée d’un portail interne.

Elle est aussi celle qui reste impossible à construire tant que la donnée est éclatée en six copies.